La présente politique décrit comment le service easyFec collecte et traite les données à caractère personnel, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés. Elle complète les mentions légales et l'article 8 des conditions générales d'utilisation.
1 Responsable du traitement et rôle d'easyFec
Le service easyFec est édité par la société CNT (SAS, 133 rue Victor Hugo, 37000 Tours ; RCS de Tours 853 954 188 ; contact@easyfec.fr). Le rôle d'easyFec dépend de la donnée concernée :
- Pour les données de compte des utilisateurs (expert-comptable, collaborateurs, contacts d'entreprise) et la facturation de l'abonnement, l'éditeur agit en qualité de responsable de traitement.
- Pour les données comptables importées (fichiers FEC, écritures, données financières des entreprises suivies), l'éditeur agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, pour le compte du cabinet d'expertise comptable, qui est responsable de traitement.
2 Données que nous traitons
- Identification et compte : nom, adresse e-mail, téléphone, fonction, structure de rattachement, mot de passe (stocké sous forme chiffrée / hachée).
- Cabinet et entreprises clientes : identité, immatriculation (SIREN), coordonnées.
- Données comptables : fichiers des écritures comptables (FEC) importés et écritures qu'ils contiennent, utilisés pour produire les tableaux de bord.
- Abonnement et facturation : formule, historique de facturation (les données de carte bancaire ne transitent jamais par easyFec : elles sont traitées directement par notre prestataire de paiement).
- Données techniques et de sécurité : journal d'audit des actions, adresse IP, cookie de session, journaux de connexion.
3 Finalités et bases légales
- Fournir le service (comptes, import de FEC, tableaux de bord, partage avec les contacts) — base : exécution du contrat.
- Gérer l'abonnement et la facturation — base : exécution du contrat et obligation légale (comptabilité, facturation).
- Assurer la sécurité du service (journal d'audit, prévention des accès non autorisés et de la fraude) — base : intérêt légitime de l'éditeur.
- Mesurer l'audience des pages publiques (statistiques anonymes et sans cookie) — base : intérêt légitime de l'éditeur.
- Conserver les pièces comptables aux durées légales — base : obligation légale.
Aucune donnée n'est utilisée à des fins de prospection publicitaire, de profilage ou de revente.
4 Destinataires et sous-traitants
Les données ne sont accessibles qu'aux personnes habilitées : le cabinet d'expertise comptable et les contacts qu'il autorise pour une entreprise donnée. easyFec s'appuie sur un nombre limité de sous-traitants techniques, encadrés contractuellement :
- OVH SAS — hébergement de l'infrastructure (France / Union européenne) ;
- Stripe — traitement des paiements et de la facturation de l'abonnement ;
- un prestataire d'envoi d'e-mails transactionnels (notifications de compte et de publication) ;
- Anthropic PBC — analyse assistée par intelligence artificielle d'un document de prêt, uniquement lorsque l'utilisateur dépose lui-même un tel document pour pré-remplir un échéancier (voir l'article 5).
Les données ne sont ni vendues, ni louées, ni communiquées à des tiers à des fins commerciales.
5 Hébergement et transferts hors UE
Les données comptables et personnelles sont hébergées sur des infrastructures situées sur le territoire de l'Union européenne (OVH, France).
Le traitement des paiements par Stripe peut impliquer un transfert de données de facturation vers un pays tiers ; ce transfert est encadré par les garanties appropriées prévues par le RGPD (notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne).
La fonctionnalité facultative d'analyse d'un document de prêt (tableau d'amortissement ou offre de prêt) transmet le document déposé à Anthropic PBC, établi aux États-Unis, à seule fin d'en extraire les informations nécessaires au pré-remplissage de l'échéancier. Ce transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
Ce traitement présente trois caractéristiques : il n'a lieu qu'à la demande expresse de l'utilisateur qui dépose un document ; il porte sur le seul document déposé, à l'exclusion de toute autre donnée comptable du dossier ; il est ponctuel, le document n'étant pas conservé par le sous-traitant au-delà du traitement de la demande. La saisie manuelle d'un prêt reste disponible et n'implique aucun transfert.
6 Durées de conservation
- compte d'un contact : anonymisation immédiate dès la demande de suppression ;
- données d'un cabinet : suppression définitive 30 jours après la clôture du compte ;
- fichiers FEC et écritures comptables : 10 ans (durée légale de conservation) ;
- journaux techniques et d'audit : conservés le temps nécessaire à la sécurité du service ;
- cookie de session : le temps de la session de connexion.
7 Vos droits
Conformément au RGPD, toute personne concernée dispose des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de ses données.
Depuis l'application, vous pouvez à tout moment, depuis la page « Mon profil » :
- exporter vos données personnelles au format JSON (droit d'accès et de portabilité) ;
- demander la suppression de votre compte (droit à l'effacement), qui entraîne son anonymisation.
Lorsque les données sont traitées pour le compte d'un cabinet (données comptables), les demandes sont exercées auprès de ce cabinet, responsable de traitement ; easyFec l'assiste en sa qualité de sous-traitant. Pour toute autre demande, vous pouvez nous contacter à l'adresse indiquée à l'article 10.
9 Sécurité des données
L'éditeur met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées : chiffrement des communications (HTTPS), cloisonnement des données par cabinet et par entreprise, contrôle des accès par rôle, mots de passe hachés et journal d'audit des actions sensibles. En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour les personnes concernées, l'éditeur applique les procédures de notification prévues par le RGPD.
10 Contact et réclamation
Pour toute question relative à cette politique ou à l'exercice de vos droits, vous pouvez écrire à contact@easyfec.fr.
Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — cnil.fr.