Conditions générales d'utilisation

1 Objet

Les présentes conditions générales d'utilisation (les « CGU ») ont pour objet de définir les modalités de mise à disposition et d'utilisation du service easyFec (le « Service »), édité par la société CNT (l'« Éditeur »). Le Service est une application web de reporting financier, exploitée en mode SaaS (logiciel accessible en ligne), permettant l'import de fichiers des écritures comptables (FEC) et la génération automatique de tableaux de bord financiers. Les CGU s'appliquent à tout Utilisateur, quel que soit son rôle. Les conditions commerciales et tarifaires applicables aux Cabinets figurent dans les conditions générales de vente (les « CGV »).

2 Définitions

• Éditeur : la société CNT, qui édite et exploite le Service.
• Cabinet : structure d'expertise comptable titulaire d'un abonnement au Service.
• Expert-comptable (EC) : utilisateur rattaché à un Cabinet.
• Entreprise : société cliente d'un Cabinet, bénéficiant d'un accès gratuit à son tableau de bord.
• Contact : utilisateur rattaché à une Entreprise (dirigeant, directeur financier, etc.).
• FEC : fichier des écritures comptables, au format défini par l'administration fiscale.
• Tableau de bord (TdB) : restitution financière générée par le Service à partir des données importées.
• Utilisateur : toute personne accédant au Service, quel que soit son rôle.
• Données : l'ensemble des informations saisies, importées ou générées par un Utilisateur dans le Service, en ce compris les fichiers FEC et les écritures comptables.

3 Acceptation des CGU

L'utilisation du Service suppose l'acceptation pleine et entière des présentes CGU. Cette acceptation intervient lors de la création d'un compte, par une case à cocher dédiée, et emporte adhésion sans réserve. Tout Utilisateur qui n'accepte pas les CGU doit renoncer à utiliser le Service. L'Utilisateur déclare disposer de la capacité et, le cas échéant, des pouvoirs nécessaires pour accepter les CGU au nom de la structure qu'il représente.

4 Description du Service

Le Service permet notamment :

• l'import de fichiers FEC et leur contrôle avant application ;
• la génération automatique de tableaux de bord financiers à partir d'un référentiel de mapping ;
• la gestion des prévisions et des comparaisons entre exercices ;
• la production de graphiques et l'export des restitutions ;
• le partage des tableaux de bord avec les Entreprises clientes.

Le Service est fourni en l'état et constitue un outil d'aide au pilotage. Il ne se substitue pas au jugement professionnel de l'expert-comptable ni aux obligations légales, comptables et fiscales du Cabinet et de ses Entreprises clientes. L'Éditeur peut faire évoluer les fonctionnalités du Service à tout moment afin d'en améliorer la qualité ou de répondre à des contraintes techniques ou réglementaires.

5 Inscription et accès

L'accès au Service nécessite la création d'un compte Cabinet. L'inscription requiert des informations exactes et à jour, notamment l'identification du Cabinet et une adresse électronique professionnelle valide. Le Cabinet est responsable de l'exactitude des informations fournies et s'engage à les tenir à jour.

À l'inscription, le Cabinet bénéficie d'une période d'essai gratuite d'un mois donnant accès à l'ensemble des fonctionnalités. Les Entreprises clientes et leurs Contacts sont invités par le Cabinet et accèdent gratuitement à leur propre tableau de bord. Chaque Utilisateur n'accède qu'aux données correspondant à son rôle et à son périmètre d'habilitation.

6 Identifiants et sécurité

Chaque Utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants de connexion et de toute action effectuée depuis son compte. Les identifiants sont personnels et ne doivent pas être partagés. En cas d'utilisation non autorisée ou de compromission suspectée, l'Utilisateur doit en informer l'Éditeur sans délai et modifier son mot de passe. L'Éditeur ne saurait être tenu responsable des conséquences d'une divulgation, d'une perte ou d'un usage frauduleux des identifiants imputable à l'Utilisateur.

7 Obligations de l'Utilisateur

L'Utilisateur s'engage à utiliser le Service conformément à sa destination et à la réglementation en vigueur. Il garantit disposer des droits nécessaires sur les Données qu'il importe. Il s'interdit notamment :

• de porter atteinte à la sécurité ou à l'intégrité du Service ;
• d'accéder à des données auxquelles il n'est pas autorisé ;
• d'importer des contenus illicites ou des données dont il n'a pas le droit de disposer ;
• de tenter de contourner les mesures techniques de protection ;
• de reproduire, décompiler ou extraire tout ou partie du Service en dehors des cas autorisés par la loi ;
• d'utiliser le Service pour le compte de tiers non autorisés ou à des fins de revente.

8 Données personnelles et conservation

Les Données importées dans le Service, en particulier les fichiers FEC, demeurent la propriété du Cabinet et de ses Entreprises clientes. Dans le cadre du traitement de données personnelles, l'Éditeur agit en qualité de sous-traitant au sens du Règlement général sur la protection des données (RGPD), pour le compte du Cabinet responsable de traitement.

8.1 Données collectées

Le Service collecte et traite les catégories de données suivantes :

• Compte utilisateur : adresse électronique, prénom, nom, numéro de téléphone, fonction, mot de passe (conservé sous forme chiffrée), photo de profil (facultative), rôle, date de création du compte et date de dernière connexion.
• Cabinet : raison sociale, SIRET, numéro d'inscription à l'Ordre, adresse postale, adresse électronique, téléphone, logo, couleur de marque et préférences de notification.
• Entreprises clientes : raison sociale, nom commercial, SIREN, SIRET, forme juridique, code NAF, secteur d'activité, effectif et adresse.
• Données comptables : fichiers FEC (nom du fichier, taille, empreinte d'intégrité, période et exercice), écritures comptables importées, prévisions et commentaires associés.
• Abonnement et facturation : formule souscrite, périodicité, statut et identifiants techniques du prestataire de paiement. Aucune donnée de carte bancaire n'est stockée par l'Éditeur ; les paiements sont traités par le prestataire mentionné à l'article 8.5.
• Données techniques et de sécurité : journal d'audit (action réalisée, identifiant et adresse électronique de l'auteur, adresse IP, horodatage) et cookie de session strictement nécessaire au fonctionnement du Service.
• Retours et support : nom, adresse électronique, message, page concernée et type de navigateur lorsqu'un Utilisateur envoie un retour.

8.2 Finalités

Ces données sont traitées pour les seules finalités suivantes :

• la fourniture du Service et la génération des tableaux de bord ;
• la gestion des comptes, des accès et de l'abonnement ;
• la sécurité du Service et la traçabilité des actions (journal d'audit) ;
• l'assistance et le support des Utilisateurs ;
• le respect des obligations légales, comptables et fiscales.

8.3 Durées de conservation

Les données sont conservées le temps nécessaire aux finalités ci-dessus, puis supprimées ou anonymisées selon les règles suivantes :

• Compte Contact : en cas de demande de suppression du compte par un Contact, ses données d'identification sont anonymisées immédiatement (l'adresse électronique et le nom sont remplacés par des valeurs anonymes) et le compte est désactivé.
• Cabinet : en cas de clôture d'un Cabinet, l'ensemble de ses données est définitivement et automatiquement supprimé à l'issue d'un délai de 30 jours suivant la demande, ce délai permettant une éventuelle réactivation.
• Fichiers FEC et écritures comptables : conservés pendant la durée légale de conservation des pièces comptables, soit 10 ans, avant purge automatique.
• Journal d'audit : conservé à des fins de sécurité et de traçabilité, puis supprimé avec les données du Cabinet à sa clôture.
• Données de facturation : conservées le temps requis par les obligations légales et fiscales applicables.
• Cookie de session : conservé le temps de la session de connexion.

8.4 Vos droits

Conformément au RGPD, chaque Utilisateur dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité sur ses données personnelles. Un export de l'ensemble de ses données (au format JSON) est accessible à tout moment depuis la page « Mon profil ». Ces droits s'exercent auprès du Cabinet responsable de traitement ou de l'Éditeur, dont les coordonnées figurent dans les mentions légales. Toute personne concernée dispose également du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL.

8.5 Sous-traitants ultérieurs

Pour fournir le Service, l'Éditeur fait appel à des sous-traitants ultérieurs qui peuvent traiter des données pour son compte : l'hébergeur de l'infrastructure OVH SAS, le prestataire de paiement Stripe (gestion des abonnements et des paiements) et le service d'envoi d'emails transactionnels OVH SAS. Ces prestataires présentent des garanties conformes au RGPD. Les données sont hébergées au sein de l'Union européenne.

Par exception, la fonctionnalité facultative d'analyse d'un document de prêt fait appel à Anthropic PBC (États-Unis) : le document déposé par l'Utilisateur lui est transmis à seule fin d'en extraire les données nécessaires au pré-remplissage de l'échéancier. Ce transfert, encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, n'intervient qu'à la demande expresse de l'Utilisateur et porte sur le seul document déposé. La saisie manuelle d'un prêt demeure disponible sans recours à ce sous-traitant.

8.6 Sécurité

L'Éditeur met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité des données : chiffrement des communications, stockage chiffré des mots de passe, cloisonnement strict des données entre Cabinets, journalisation des accès et contrôle des habilitations. Les conditions détaillées du traitement peuvent faire l'objet d'un accord de traitement des données distinct.

9 Disponibilité, maintenance et support

L'Éditeur est tenu, au titre de l'accès au Service, d'une obligation de moyens. Il s'efforce d'assurer la disponibilité du Service 24 h/24 et 7 j/7, sans toutefois garantir une disponibilité ininterrompue. Il peut être amené à suspendre temporairement l'accès pour des opérations de maintenance, d'évolution ou de sécurité. Dans la mesure du possible, les interruptions programmées sont annoncées à l'avance ; les opérations de maintenance exceptionnelle, notamment de sécurité, peuvent intervenir sans préavis.

Un support est mis à disposition des Utilisateurs, notamment depuis la fonction de retour intégrée au Service. L'Éditeur s'efforce de répondre dans un délai raisonnable, sans garantie de délai de résolution.

10 Propriété intellectuelle et licence d'usage

Le Service, sa marque, son interface, sa structure, ses bases de données et son code source sont protégés par le droit de la propriété intellectuelle et demeurent la propriété exclusive de l'Éditeur. Les présentes CGU n'emportent aucune cession de droits de propriété intellectuelle au profit de l'Utilisateur.

L'Éditeur concède à l'Utilisateur un droit d'usage du Service personnel, non exclusif et non transférable, pour la seule durée de son accès ou de son abonnement et pour les besoins propres de son activité. L'Utilisateur s'interdit toute reproduction, adaptation, traduction, décompilation ou extraction de tout ou partie du Service en dehors des cas expressément autorisés par la loi. Les Données de l'Utilisateur restent sa propriété ; l'Éditeur ne revendique aucun droit sur celles-ci.

11 Tarifs

Le Service est facturé au Cabinet selon les formules en vigueur, établies en fonction du nombre d'entreprises suivies. L'accès des Entreprises clientes est gratuit. Les conditions tarifaires sont présentées sur la page tarifs et précisées dans les conditions générales de vente. Pendant la période d'essai, aucune facturation n'est appliquée.

12 Durée, suspension et résiliation

Les CGU s'appliquent pendant toute la durée d'utilisation du Service. Le Cabinet peut cesser d'utiliser le Service à tout moment, dans les conditions prévues par les CGV. L'Éditeur peut suspendre ou résilier un accès en cas de manquement grave aux présentes CGU, après information préalable lorsque cela est possible, sans préjudice des dommages et intérêts auxquels il pourrait prétendre. À l'issue de la relation, les Données sont restituées ou supprimées dans les conditions prévues à l'article 8 et par la réglementation applicable.

13 Responsabilité

Le Service constitue un outil de restitution à partir des Données fournies par l'Utilisateur. L'Éditeur ne saurait être tenu responsable de l'exactitude des Données importées ni des décisions prises sur la base des restitutions générées. La responsabilité de l'Éditeur ne peut être engagée qu'en cas de faute prouvée et se limite aux dommages directs, à l'exclusion de tout dommage indirect (perte d'exploitation, de chiffre d'affaires, de données, de clientèle ou d'image). L'Utilisateur demeure responsable de la sauvegarde de ses propres Données et de la vérification des restitutions avant tout usage.

14 Force majeure

Aucune des parties ne pourra être tenue responsable d'un manquement à ses obligations résultant d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil et de la jurisprudence des tribunaux français, notamment une panne généralisée des réseaux de télécommunication ou d'électricité, une défaillance d'un fournisseur d'hébergement, une cyberattaque, un incendie, une catastrophe naturelle ou une décision des autorités. Les obligations affectées sont suspendues pendant la durée de l'événement ; si celui-ci se prolonge au-delà de trois mois, chaque partie peut mettre fin à la relation sans indemnité.

15 Convention de preuve

Les Utilisateurs reconnaissent la valeur probante des enregistrements informatiques et des journaux conservés par l'Éditeur (journal d'audit, horodatages, logs de connexion). Sauf preuve contraire, ces éléments font foi entre les parties des opérations effectuées via le Service. L'acceptation des CGU par case à cocher, ainsi que la validation en ligne d'une souscription, constituent une manifestation de consentement opposable.

16 Modification des CGU

L'Éditeur peut modifier les présentes CGU afin de les adapter aux évolutions du Service ou de la réglementation. Les Utilisateurs sont informés des modifications substantielles. La poursuite de l'utilisation du Service après l'entrée en vigueur des nouvelles CGU vaut acceptation de celles-ci.

17 Dispositions diverses et droit applicable

Le fait pour l'Éditeur de ne pas se prévaloir d'un manquement de l'Utilisateur à l'une quelconque de ses obligations ne saurait être interprété comme une renonciation à s'en prévaloir pour l'avenir. Si l'une des stipulations des présentes CGU était déclarée nulle ou inapplicable, les autres stipulations conserveraient toute leur force et leur portée.

Les présentes CGU sont régies par le droit français. À défaut de résolution amiable, tout litige relatif à leur validité, leur interprétation ou leur exécution relève de la compétence des tribunaux français compétents.