Document à faire valider par un conseil juridique avant mise en production. Les mentions entre crochets sont à compléter avec les informations officielles de la société éditrice.
Les présentes conditions générales d'utilisation définissent les modalités de mise à disposition et d'utilisation du service EasyFEC, application web de reporting financier destinée aux experts-comptables et à leurs entreprises clientes.
1 Objet
Les présentes conditions générales d'utilisation (les « CGU ») ont pour objet de définir les modalités de mise à disposition et d'utilisation du service EasyFEC (le « Service »), édité par [Raison sociale à compléter] (l'« Éditeur »). Le Service est une application web de reporting financier permettant l'import de fichiers des écritures comptables (FEC) et la génération automatique de tableaux de bord financiers.
2 Définitions
- Cabinet : structure d'expertise comptable titulaire d'un abonnement au Service.
- Expert-comptable (EC) : utilisateur rattaché à un Cabinet.
- Entreprise : société cliente d'un Cabinet, bénéficiant d'un accès gratuit à son tableau de bord.
- Contact : utilisateur rattaché à une Entreprise (dirigeant, directeur financier, etc.).
- FEC : fichier des écritures comptables, au format défini par l'administration fiscale.
- Tableau de bord (TdB) : restitution financière générée par le Service à partir des données importées.
- Utilisateur : toute personne accédant au Service, quel que soit son rôle.
3 Acceptation des CGU
L'utilisation du Service suppose l'acceptation pleine et entière des présentes CGU. Cette acceptation intervient lors de la création d'un compte, par une case à cocher dédiée. Tout Utilisateur qui n'accepte pas les CGU doit renoncer à utiliser le Service.
4 Description du Service
Le Service permet notamment :
- l'import de fichiers FEC et leur contrôle avant application ;
- la génération automatique de tableaux de bord financiers à partir d'un référentiel de mapping ;
- la gestion des prévisions et des comparaisons entre exercices ;
- la production de graphiques et l'export des restitutions ;
- le partage des tableaux de bord avec les Entreprises clientes.
L'Éditeur peut faire évoluer les fonctionnalités du Service à tout moment afin d'en améliorer la qualité ou de répondre à des contraintes techniques ou réglementaires.
5 Inscription et accès
L'accès au Service nécessite la création d'un compte Cabinet. L'inscription requiert des informations exactes et à jour, notamment l'identification du Cabinet et une adresse électronique professionnelle valide. Le Cabinet est responsable de l'exactitude des informations fournies.
À l'inscription, le Cabinet bénéficie d'une période d'essai gratuite d'un mois donnant accès à l'ensemble des fonctionnalités. Les Entreprises clientes et leurs Contacts sont invités par le Cabinet et accèdent gratuitement à leur propre tableau de bord.
6 Identifiants et sécurité
Chaque Utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants de connexion et de toute action effectuée depuis son compte. En cas d'utilisation non autorisée ou de compromission suspectée, l'Utilisateur doit en informer l'Éditeur sans délai et modifier son mot de passe.
7 Obligations de l'Utilisateur
L'Utilisateur s'engage à utiliser le Service conformément à sa destination et à la réglementation en vigueur. Il s'interdit notamment :
- de porter atteinte à la sécurité ou à l'intégrité du Service ;
- d'accéder à des données auxquelles il n'est pas autorisé ;
- d'importer des contenus illicites ou des données dont il n'a pas le droit de disposer ;
- de tenter de contourner les mesures techniques de protection.
8 Données personnelles et conservation
Les données importées dans le Service, en particulier les fichiers FEC, demeurent la propriété du Cabinet et de ses Entreprises clientes. Dans le cadre du traitement de données personnelles, l'Éditeur agit en qualité de sous-traitant au sens du Règlement général sur la protection des données (RGPD), pour le compte du Cabinet responsable de traitement.
8.1 Données collectées
Le Service collecte et traite les catégories de données suivantes :
- Compte utilisateur : adresse électronique, prénom, nom, numéro de téléphone, fonction, mot de passe (conservé sous forme chiffrée), photo de profil (facultative), rôle, date de création du compte et date de dernière connexion.
- Cabinet : raison sociale, SIRET, numéro d'inscription à l'Ordre, adresse postale, adresse électronique, téléphone, logo, couleur de marque et préférences de notification.
- Entreprises clientes : raison sociale, nom commercial, SIREN, SIRET, forme juridique, code NAF, secteur d'activité, effectif et adresse.
- Données comptables : fichiers FEC (nom du fichier, taille, empreinte d'intégrité, période et exercice), écritures comptables importées, prévisions et commentaires associés.
- Abonnement et facturation : formule souscrite, périodicité, statut et identifiants techniques du prestataire de paiement. Aucune donnée de carte bancaire n'est stockée par l'Éditeur ; les paiements sont traités par le prestataire mentionné à l'article 8.5.
- Données techniques et de sécurité : journal d'audit (action réalisée, identifiant et adresse électronique de l'auteur, adresse IP, horodatage) et cookie de session strictement nécessaire au fonctionnement du Service.
- Retours et support : nom, adresse électronique, message, page concernée et type de navigateur lorsqu'un Utilisateur envoie un retour.
8.2 Finalités
Ces données sont traitées pour les seules finalités suivantes :
- la fourniture du Service et la génération des tableaux de bord ;
- la gestion des comptes, des accès et de l'abonnement ;
- la sécurité du Service et la traçabilité des actions (journal d'audit) ;
- l'assistance et le support des Utilisateurs ;
- le respect des obligations légales, comptables et fiscales.
8.3 Durées de conservation
Les données sont conservées le temps nécessaire aux finalités ci-dessus, puis supprimées ou anonymisées selon les règles suivantes :
- Compte Contact : en cas de demande de suppression du compte par un Contact, ses données d'identification sont anonymisées immédiatement (l'adresse électronique et le nom sont remplacés par des valeurs anonymes) et le compte est désactivé.
- Cabinet : en cas de clôture d'un Cabinet, l'ensemble de ses données est définitivement et automatiquement supprimé à l'issue d'un délai de 30 jours suivant la demande, ce délai permettant une éventuelle réactivation.
- Fichiers FEC et écritures comptables : conservés pendant la durée légale de conservation des pièces comptables, soit 10 ans, avant purge automatique.
- Journal d'audit : conservé à des fins de sécurité et de traçabilité, puis supprimé avec les données du Cabinet à sa clôture.
- Données de facturation : conservées le temps requis par les obligations légales et fiscales applicables.
- Cookie de session : conservé le temps de la session de connexion.
8.4 Vos droits
Conformément au RGPD, chaque Utilisateur dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité sur ses données personnelles. Un export de l'ensemble de ses données (au format JSON) est accessible à tout moment depuis la page « Mon profil ». Ces droits s'exercent auprès du Cabinet responsable de traitement ou de l'Éditeur, dont les coordonnées figurent dans les mentions légales.
8.5 Sous-traitants ultérieurs
Pour fournir le Service, l'Éditeur fait appel à des sous-traitants ultérieurs qui peuvent traiter des données pour son compte : l'hébergeur de l'infrastructure [hébergeur à compléter], le prestataire de paiement Stripe (gestion des abonnements et des paiements) et le service d'envoi d'emails transactionnels [prestataire à compléter]. Ces prestataires présentent des garanties conformes au RGPD.
8.6 Sécurité
L'Éditeur met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité des données : chiffrement des communications, stockage chiffré des mots de passe, cloisonnement strict des données entre Cabinets, journalisation des accès et contrôle des habilitations. Les conditions détaillées du traitement peuvent faire l'objet d'un accord de traitement des données distinct.
9 Disponibilité et maintenance
L'Éditeur s'efforce d'assurer la disponibilité du Service. Il peut néanmoins être amené à suspendre temporairement l'accès pour des opérations de maintenance ou en cas de force majeure. Dans la mesure du possible, les interruptions programmées sont annoncées à l'avance.
10 Propriété intellectuelle
Le Service, sa marque, son interface et son code source sont protégés par le droit de la propriété intellectuelle et demeurent la propriété exclusive de l'Éditeur. Les présentes CGU n'emportent aucune cession de droits de propriété intellectuelle au profit de l'Utilisateur, qui bénéficie uniquement d'un droit d'usage personnel et non exclusif pendant la durée de son abonnement.
11 Tarifs
Le Service est facturé au Cabinet selon les formules en vigueur, établies en fonction du nombre d'entreprises suivies. L'accès des Entreprises clientes est gratuit. Les conditions tarifaires sont présentées sur la page tarifs et précisées dans les conditions générales de vente. Pendant la période d'essai, aucune facturation n'est appliquée.
12 Durée, suspension et résiliation
Les CGU s'appliquent pendant toute la durée d'utilisation du Service. Le Cabinet peut cesser d'utiliser le Service à tout moment. L'Éditeur peut suspendre ou résilier un accès en cas de manquement grave aux présentes CGU, après information préalable lorsque cela est possible. À l'issue de la relation, les données peuvent être restituées ou supprimées dans les conditions prévues par la réglementation applicable.
13 Responsabilité
Le Service constitue un outil de restitution à partir des données fournies par l'Utilisateur. L'Éditeur ne saurait être tenu responsable de l'exactitude des données importées ni des décisions prises sur la base des restitutions générées. La responsabilité de l'Éditeur ne peut être engagée qu'en cas de faute prouvée et dans les limites permises par la loi.
14 Modification des CGU
L'Éditeur peut modifier les présentes CGU afin de les adapter aux évolutions du Service ou de la réglementation. Les Utilisateurs sont informés des modifications substantielles. La poursuite de l'utilisation du Service après l'entrée en vigueur des nouvelles CGU vaut acceptation de celles-ci.
15 Droit applicable et juridiction
Les présentes CGU sont régies par le droit français. À défaut de résolution amiable, tout litige relatif à leur validité, leur interprétation ou leur exécution relève de la compétence des tribunaux français compétents.